Pokuty či digitalizácia záznamov. Čo prináša novela zákona o účtovníctve?

Jednou z najväčších zmien v novelizovanom zákone o účtovníctve aj vzhľadom na stále väčší podiel elektronických účtovných záznamov v praxi boli v zákone doplnené a špecifikované podmienky, ktoré je účtovná jednotka povinná dodržať pri spracovávaní týchto účtovných záznamov. Upresnila sa definícia účtovného záznamu – jeho formy a ich vzájomná digitalizácia.

Formy účtovného záznamu sa upravili v novelizovanom zákone na:

• Listinný účtovný záznam – účtovný záznam je zaslaný a prijatý ako listina.
• Elektronický účtovný záznam – účtovný záznam prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu, alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu, aj ako príloha elektronickej pošty a to na základe písomnej dohody alebo potvrdeného súhlasu, pričom za súhlas sa považuje aj úhrada požadovanej sumy.

Upresňujú a zjednodušujú sa ustanovenia o listinnej a elektronickej podobe účtovného záznamu. Nanovo sa ustanovujú možné spôsoby digitalizácie účtovného záznamu pri zmene podoby účtovného záznamu. Na proces digitalizácie účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby je možné použiť okrem zaručenej konverzie aj skenovanie, čo výrazne zjednoduší tento proces.

Tieto zmeny boli upravené v paragrafe 31 až paragrafe 33 zákona o účtovníctve, kde sa účtovnej jednotke ukladá povinnosť zabezpečiť:

• vierohodnosť pôvodu,
• neporušiteľnosť obsahu,
• čitateľnosť účtovného záznamu ľudským okom.

Vierohodnosť pôvodu a neporušiteľnosť obsahu účtovného záznamu u vyhotoviteľa ako aj prijímateľa účtovného záznamu sa zabezpečuje:

• podpisom zodpovednej osoby,
• elektronickou výmenou dát alebo,
• vnútorným kontrolným systémom účtovnej jednotky.

Novelou zákona o účtovníctve (§ 10) prišlo aj k možnosti nahradiť vlastnoručný podpis akýmkoľvek elektronickým podpisom, ktorý umožní preukázateľnú identifikáciu osoby.

Vypustila sa povinnosť uvádzať na účtovnom doklade označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje. Pre potreby auditu, zverejňovania a pre potreby daňového úradu sa účtovné záznamy predkladajú v podobe v akej ich vedie a uchováva účtovná jednotka, nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe, ak osobitné predpisy neustanovujú inak.

Účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva, ktorá vedie účtovníctvo spôsobom využívajúcim programové vybavenie,  je povinná daňovému úradu alebo oprávneným osobám umožniť prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a preukázať účtovným záznamom označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady v účtovnej jednotke účtované. Tieto povinnosti má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo uchovávať účtovné záznamy.

Digitalizácia účtovného záznamu predstavuje zmenu podoby preukázateľného účtovného záznamu pri jeho spracovaní v účtovnej jednotke, teda zmena z listinnej podoby účtovného záznamu na elektronickú podobu, alebo zmena elektronickej podoby účtovného záznamu na listinnú podobu.

Chceli by sme upozorniť na skutočnosť, že digitalizáciou je možné vykonať len u toho účtovného záznamu, ktorý ešte nebol predmetom digitalizácie a uchováva sa v tejto digitálnej podobe. Digitalizáciu je možné vykonať aj spätne za predchádzajúce účtovné obdobia.

Spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie od 1. januára 2022

Účtovná jednotka je povinná dodržiavať určený spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie. Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť splnenie požiadaviek podľa § 31 ods. 3, teda vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu, ak uchováva len účtovné záznamy, ktoré sú výsledkom digitalizácie účtovného záznamu.

Elektronické uchovávanie účtovnej dokumentácie môže zjednodušiť prácu s účtovnými záznamami a dokumentmi, vrátane ich vyhľadávania a sprístupnenia, a to aj s odstupom času alebo v prípade personálnych zmien. V závislosti od okolností, uplatniteľných predpisov a typu účtovného záznamu a významnosti naďalej môže byť vhodné uchovávať vybrané účtovné záznamy v pôvodnej forme, za účelom ochrany alebo uplatnenia práv voči tretím osobám alebo orgánom štátu.

V neposlednom rade netreba zabúdať ani na povinnosti účtovných jednotiek a ich orgánov aj po skončení podnikania. Účtovná jednotka je v týchto prípadoch povinná informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania jej účtovnej dokumentácie inou účtovnou jednotkou alebo fyzickou osobou.

Doplnenie obsahu výročnej správy pre neziskové organizácie

Zmeny sa dotkli aj účtovných jednotiek nezriadených na podnikanie, ktorých podiel 2 % dane presiahol 35 000 eur za účtovné obdobie a teda im vznikla povinnosť auditu a  musia povinne zostaviť aj výročnú správu, ktorá má obsahovať:

• účtovnú závierku,
• správu audítora k účtovnej závierke,
• vykonávaných činností alebo projektov za účtovné obdobie s uvedením ich vzťahu k účelu založenia účtovnej jednotky,
• prehľad výnosov (príjmov) v členení podľa zdrojov,
• prehľad nákladov (výdavkov) v členení podľa jednotlivých druhov činností, účelu alebo projektov, s osobitným vyčíslením nákladov (výdavkov) na správu,
• návrh vysporiadania výsledku hospodárenia,
• informáciu o predpokladanom budúcom vývoji činnosti účtovnej jednotky.

Rozšírenie verejnej časti registra účtovných závierok:

Novelou zákona o účtovníctve sa rozšírila verejná časť registra o ďalšie právne formy právnických osôb. Ide predovšetkým o pozemkové spoločenstvá, ale aj mimovládne neziskové organizácie ako sú občianske združenia, spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, záujmové združenia právnických osôb a ďalšie. V neverejnej časti registra zostávajú účtovné dokumenty fyzických osôb – podnikateľov a organizačných zložiek zahraničných osôb.

Inventarizácia zásob od 1. januára 2022:

Do § 30 ods. 4 sa doplnila možnosť vykonania inventarizácie zásob aj nasledujúci mesiac po dni, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (rovnako pri hmotnom majetku).

Zmeny v pokutách za správny delikt od 1. januára 2022:

• Ustanovila sa dolná hranica pokuty pri závažnom porušení zákona o účtovníctve, ktorá doteraz stanovená nebola, na sumu od 1 000 eur. Horná hranica tejto pokuty ostáva nezmenená, vo výške  3 000 000 eur.
• Určili sa aj sankcie v prípadoch ak si účtovná jednotka nesplní povinnosť uloženia alebo zverejnenia účtovných dokumentov do registra, výška tejto sankcie je stanovená od 100 eur do 10 000 eur.
• Určila sa aj výška sankcie za porušenie ustanovení v oblasti uchovávania a ochrany účtovnej dokumentácie, a to vo výške od 100 eur do 100 000 eur.
• Určila sa sankcia za nesplnenie povinnosti, ktorú má posledný štatutárny orgán zapísaný v obchodnom registri pred výmazom obchodnej spoločnosti alebo družstva z obchodného registra a za porušenie povinností súvisiacich s uchovávaním účtovnej dokumentácie, a to vo výške od 100 eur do 100 000 eur.