Prečo je dôležité, aby mala firma zriadenú elektronickú schránku? (otázky a odpovede)

Čo je to elektronická schránka?

Elektronická schránka slúži na komunikáciu medzi vami a orgánmi verejnej moci. Nielen vy cez ňu môžete zasielať podania príslušným orgánom, ale aj tieto orgány zasielajú svoje rozhodnutia, výzvy, pokyny a iné dokumenty do vašej schránky. Komunikácia cez elektronickú schránku teda nahradila doručovanie listinných zásielok poštou.

Využíva sa aj na komunikáciu s finančnou správou?

Doposiaľ boli daňové subjekty, prípadne ich zástupcovia povinní komunikovať s finančnou správou prostredníctvom jej vlastného portálu. Od 1. januára 2022 dochádza k čiastočnej zmene v tejto komunikácii, pretože po tomto dátume sa bude doručovanie zo strany finančnej správy realizovať už len prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy, rovnako ako v prípade iných orgánov verejnej moci. Dokumenty finančnej správy budú teda doručované do elektronických schránok daňových subjektov zriadených na portáli slovensko.sk. Aj tu však bude platiť, že v prípade, ak daňový subjekt udelí svojmu zástupcovi plnomocenstvo aj na preberanie zásielok od finančnej správy, budú dokumenty doručované do elektronickej schránky tohto zástupcu.

Ako to bude v prípade opačnej komunikácie?

Pri opačnej komunikácii, čiže zo strany daňového subjektu smerom k finančnej správe, osoba povinná komunikovať elektronicky v zmysle daňového poriadku bude musieť štruktúrované podania (pozn. podania, ktoré majú predpísanú formu) naďalej realizovať prostredníctvom elektronickej podateľne, ktorú prevádzkuje finančná správa cez určené dátové rozhranie.

Ako sa do elektronickej schránky prihlásiť?

Možností, ako sa prihlásiť do elektronickej schránky je viac. V prípade podnikateľov napríklad, ak je štatutár právnickej osoby slovenským štátnym občanom, ktorý vlastní občiansky preukaz s čipom a aktivoval si bezpečnostný osobný kód, vie sa do schránky prihlásiť sám na vyššie uvedenej webovej stránke. Ak je štatutár právnickej osoby zahraničným štátnym občanom, v niektorých prípadoch sa vie do elektronickej schránky prihlásiť aj pomocou svojho (zahraničného) občianskeho preukazu s čipom – táto možnosť sa však týka len niektorých krajín Európskej únie. V prípade, že štatutár právnickej osoby nespĺňa ani jednu z uvedených možností, môže si na cudzineckej polícii SR vybaviť tzv. alternatívny autentifikátor, vďaka ktorému získa do schránky prístup. Poslednou možnosťou je splnomocnenie inej osoby (slovenského občana) na prístup do elektronickej schránky.

Čo sa môže stať, ak niekto nemá prístup a ani ho nezabezpečí cez inú osobu?

V takom prípade vám hrozí situácia, že do elektronickej schránky spoločnosti vám bude doručený úradný dokument, z ktorého vám budú plynúť povinnosti (napr. výzva na preukázanie skutočností v rámci výkonu kontroly) a vy sa o ňom nedozviete, v dôsledku čoho si tieto povinnosti nesplníte a príslušný úrad vám následne uloží pokutu, ktorú keď nezaplatíte v stanovenej lehote, bude ju od vás vymáhať cestou exekútora, čím vám v konečnom dôsledku môžu výrazne narásť vynaložené náklady.

Ako vyzerá prax a kedy tento problém vzniká?

Zo skúseností vieme, že tento problém vzniká najmä v spoločnostiach so zahraničným štatutárom a zahraničným spoločníkom, ktorí nedostatočne poznajú slovenskú právnu úpravu a o existencii elektronickej schránky často ani nevedia. Následné obrátenie sa na advokáta so žiadosťou o riešenie vzniknutej situácie je už často bezpredmetné, pretože klient sa svojím postupom obral o možnosti podať voči vydanému rozhodnutiu príslušné opravné prostriedky a neostáva mu nič iné ako sankciu zaplatiť.

Čo je ešte dôležité vedieť pri elektronickom doručovaní?

Aj pri dokumentoch doručovaných zo strany finančnej správy sa bude pri elektronickom doručovaní dokumentov režimom do vlastných rúk uplatňovať fikcia doručenia, tzn. elektronický dokument sa bude považovať za doručený, ak adresát potvrdí notifikáciu o doručení (deň, hodina, minúta a sekunda doručenia sa uvádza na elektronickej doručenke), ale aj vtedy, ak uplynie úložná lehota (15 dní) a notifikáciu o doručení v tejto lehote adresát nepotvrdí.

Aké je riešenie?

V prípade, že váš štatutár nemá prístup do elektronickej schránky spoločnosti alebo je natoľko zaneprázdnený, že nemá časový priestor ju kontrolovať, odporúčame vám splnomocniť na prístup do schránky inú osobu, vďaka ktorej sa vždy včas dozviete o všetkých doručených dokumentoch, čo vám umožní podniknúť prípadné potrebné právne kroky.