Ako sa pri výbere účtovného programu nepopáliť

Účtovný program sprehľadní cash flow, vďaka automatizácii ušetrí hodiny času a zníži chybovosť z ručného zadávania dát. Investícia do účtovného softvéru sa preto oplatí aj malým firmám. Prečítajte si, ako pri jeho výbere postupovať.

Ujasnite si, čo potrebujete

Investícia do softvéru je dlhodobou záležitosťou, preto by ste mali myslieť do budúcnosti na rast podnikania. Napíšte si na papier všetky dôležité informácie o vašom podnikaní, predovšetkým:

• približný obrat, počet zamestnancov a právnu formu vašej firmy,
• objem spracovávaných dát,
• množstvo licencií, resp. ľudí, ktorí budú v systéme pracovať,
• platenie DPH,
• rozširovanie aktivít/služieb, prípadne expanzia do zahraničia.

Premyslite si tiež, ako vyriešite prevádzku programu (na jednotlivých počítačoch, v sieti alebo v cloude). Rozhodujúca je aj voľba operačného systému a požiadavky na hardvér.

Zvážte, ako budete spolupracovať s účtovníkom

Ak účtovný program nebeží v cloude a prístup má iba externý účtovník, musíte sa s ním dohodnúť, ako komunikovať v týchto veciach:

• vystavenie a zaslanie faktúr odberateľovi, 
• report finančných výsledkov,
• zaslanie prehľadu o neuhradených pohľadávkach alebo záväzkoch,
• kontrola zadaných dát na dokladoch
• alebo vyhľadanie dokladu od drobného majetku kvôli reklamácii.

Vlastnú obsluhu systému oceníte vtedy, keď často vystavujete faktúry, alebo si pravidelne vyhodnocujete cash flow, prípadne finančné ukazovatele. Mnoho rutinných činností v ňom zvládnete sami, nemusíte čakať na účtovníka a ušetríte za účtovné služby.

Skúšobná verzia a online webinár

S nákupom účtovného systému sa neponáhľajte a rozhodne nevyberajte naslepo. Nevyhovujúci systém vám znepríjemní bežné úlohy vo firme, komunikáciu so zákazníkmi aj spracovanie daní. 

Mnoho účtovných systémov ponúka skúšobné verzie, ktoré vám softvér, jeho funkcie, používateľské rozhranie a ovládanie priblížia. Aj keď počas testovacej prevádzky pravdepodobne neodhalíte všetky nedostatky, ktoré sa často objavia až pri každodennom používaní, urobíte si základný prehľad.

Takisto využite možnosť zúčastniť sa online školenia alebo seminára, kde sa s účtovným systémom zoznámite a opýtate sa na potrebné detaily. Alebo si aspoň pozrite videonávod.

Počiatočná investícia a vstupné poplatky

Pred zakúpením platenej verzie systému si preštudujte cenník, ponúkané funkcie a podporu v rámci predplatného. Inak vás nemilo prekvapí cena za novovydanú aktualizáciu alebo rozšírenie programu o nový modul. A zaujímať vás bude aj riešenie EET.

Účtovné systémy bežne obsahujú moduly:

• podvojné účtovníctvo a daňová evidencia,
• fakturácia,
• objednávky,
• sklady,
• mzdy,
• majetok.

Základ si môžete rozšíriť o ľubovoľné moduly knihy jázd a cestovných náhrad, evidenciu tržieb alebo systém prepojiť s e-shopom.

Zákaznícky servis a aktualizácie systému

Dôležitým rozhodovacím kritériom je aj kvalita zákazníckeho servisu. Ak sa vám nesprávne obnoví záloha alebo potrebujete poradiť, ako správne vystaviť doklad, chcete problém vyriešiť ihneď. Zistite si, kedy telefónna linka funguje, prípadne či môžete podporu kontaktovať aj inak. Napríklad prostredníctvom chatu. 

Hodia sa aj výučbové materiály alebo pravidelne konané školenia, kde vám odborníci vysvetlia aktuálne zmeny v daňovom systéme. Pri prechode do nového systému oceníte aj individuálne firemné školenie.

Overte si tiež, či dodávateľ zabezpečuje pravidelnú aktualizáciu systému podľa zmien v legislatíve.

Plaťte len za to, čo využijete

Ak ste malá firma a nevyužijete všetky funkcie účtovných programov, je zbytočné za ne míňať peniaze. Napríklad najpoužívanejší účtovný systém Money S3 vám umožňuje vybrať si až zo 7 základných kompletov. Zvolíte si ten, ktorý vám sedí najlepšie. 

Money S3 je vhodné pre živnostníkov a spoločnosti s ručením obmedzeným. Jeho ovládanie je ľahké a intuitívne, takže prácu v ňom zvládne aj začiatočník. A navyše si funkcie a parametre jednoducho upravíte podľa svojich potrieb a kedykoľvek môžete požiadať o doplnkový modul. Vyskúšajte si Money S3 zadarmo so všetkými funkciami.