Faktúry od živnostníkov sú často s chybami. Ako ju vystaviť správne?

Služba, remeslo či umelecká tvorba. Slovenskí živnostníci sú spravidla podnikatelia, ktorí dodávajú svoje zručnosti či vedomosti na objednávku svojim odberateľom. V takom prípade ale potrebujú svoje služby dokladovať. Na tento účel vyhotovujú takzvanú faktúru.

Nemusia pritom hľadať služby účtovníkov, stačí mať po ruke jednoduchý softvérový program v počítači. Dôležité však je vedieť, čo všetko musí faktúra obsahovať. Jej obsah je tiež rozdielny v prípade platcu DPH či podnikateľa, ktorý túto daň neplatí. Úplné základy však majú faktúry spoločné.

Na konci vlaňajška bolo na Slovensku oficiálne približne 339-tisíc živnostníkov. Väčšina z nich využíva na fakturovanie elektronickú formu účtovníctva. To v praxi znamená, že využívajú napríklad účtovné aplikácie priamo na webových stránkach.

Problém však môže vznikať pri faktúrach, ktoré sú vytvárané bez zabezpečenia či tie, ktoré sú písané ručne. V tretine prípadov sú vystavované s chybami.

Ako vyzerá faktúra živnostníka, ktorý neplatí DPH

Podnikateľ v postavení neplatiteľa DPH vyslovene nemusí vystavovať faktúru. Pri tých, ktorí DPH neplatia však slúži ako takzvaný účtovný doklad – slovenská legislatíva mu to aj prikazuje prostredníctvom zákona o účtovníctve. Aj takáto faktúra však musí obsahovať povinné údaje, na ktoré by nemali neplatitelia DPH zabudnúť. Najčastejšie chyby sú napríklad preklepy v číslach či zabudnuté údaje.

Čo by mala obsahovať faktúra:

• Názov firmy či takzvané obchodné meno odberateľa a dodávateľa (pri živnostníkoch je to spravidla meno a priezvisko).
• Identifikačné číslo organizácie (IČO) odberateľa a dodávateľa.
• Zápis v registri (živnostenský či obchodný), ak sú v ňom zapísaný odberateľ a dodávateľ.
• Adresa spoločnosti, respektíve sídlo odberateľa a dodávateľa.
• Číslo účtovného dokladu (napríklad faktúra za január 2021 sa môže označiť ako 202101).
• Suma, ktorú odberateľ účtuje dodávateľovi.
• Dátum vytvorenia dokladu a dodania služby či tovaru.

Čo ešte môže obsahovať faktúra:

• Dátum splatnosti faktúry.
• Fakturovaná suma napísaná slovom.
• Daňové identifikačné číslo (DIČ).
• Podpis odberateľa a dodávateľa na faktúre.
• Číslo bankového účtu a názov banky.
• Variabilný či špecifický symbol.
• Špecifikácia dodanej služby či tovaru.
• E-mail, telefónne číslo či iné kontaktné údaje.
• Poznámku o tom, že dodávateľ nie je platcom DPH.

Ako vyzerá faktúra živnostníka, ktorý platí DPH

Povinnosť vystavovať faktúru sa už však vzťahuje na platcov DPH. To v praxi znamená, že faktúru musia vystaviť maximálne do 15 dní odo dňa, kedy im vznikla daňová povinnosť. Ide napríklad o deň od dodania tovaru či služby na Slovensku či do Európskej únie, od prijatia takzvaného preddavku alebo napríklad skončenia kalendárneho mesiaca, v ktorom vzniklo viac dodávok služieb či tovarov.

Čo by mala obsahovať faktúra:

• Názov firmy či takzvané obchodné meno odberateľa a dodávateľa (pri živnostníkoch je to spravidla meno a priezvisko).
• Identifikačné číslo organizácie (IČO) odberateľa a dodávateľa.
• IČ DPH odberateľa a dodávateľa.
• Zápis v registri (živnostenský či obchodný), ak sú v ňom zapísaní odberateľ a dodávateľ.
• Adresa spoločnosti, respektíve sídlo odberateľa a dodávateľa.
• Číslo účtovného dokladu (napríklad faktúra za január 2021 sa môže označiť ako 202101).
• Suma, ktorú odberateľ účtuje dodávateľovi (aj cudzej mene, ale musí byť prepočítaná na euro).
• Takzvanú sadzbu DPH, jej základ a celkovú sumu DPH (toto neplatí, ak je plnenie oslobodené od DPH alebo ju priznáva odberateľ).
• Informácia, že DPH platí odberateľ (napríklad pri dodávaní do zahraničia, musí to byť na faktúre uvedené ako prenesenie daňovej povinnosti).
• Dátum vytvorenia dokladu a dodania služby či tovaru.
• Špecifikácia dodanej služby či tovaru.

Čo ešte môže obsahovať faktúra:

• Dátum splatnosti faktúry.
• Fakturovaná suma napísaná slovom.
• Podpis odberateľa a dodávateľa na faktúre.
• Číslo bankového účtu a názov banky.
• Variabilný či špecifický symbol.
• E-mail, telefónne číslo či iné kontaktné údaje.
• Zvláštne režimy podľa § 65 a § 66 zákona o DPH.
• Dodanie oslobodené od dane.

Na aké chyby vo faktúrach si treba dať pozor?

Jednou z najčastejších chýb vo faktúrach je číslovanie. Daniari to môžu pri kontrole v niektorých prípadoch potrestať aj pokutou. Vystavené faktúry totiž musia plynule nadväzovať v číselnom rade, aj keď živnostník v jednom mesiaci fakturuje pre viac odberateľov. Produktový manažér služby iDoklad od firmy Solitea Ján Kriváň radí, že ak sa živnostník v číslovaní pomýli a faktúra je už u odberateľa, môže sa s ním dohodnúť na storne a poslať mu novú faktúru.

Podľa Kriváňa je častou chybou aj nesprávne označenie dodávateľa a odberateľa. Ďalším problémom býva nekonkrétny popis fakturovanej služby alebo tovaru. „To ale môže byť problémom hlavne pre odberateľa, ktorý sa v prípade auditu vystavuje podozreniu a postihu za to, že vyplatil peniaze neoprávnene, napríklad za fiktívnu službu,“ vysvetľuje Kriváň. Predmet plnenia by preto mal byť popísaný čo najkonkrétnejšie.

Čo to znamená v praxi? Živnostníci by nemali uvádzať len všeobecný popis dodávanej služby ako napríklad počítačové služby. Podľa Kriváňa je ideálne, pokiaľ dodávateľ k faktúre pridá aj prílohu, napríklad s výkazom hodín práce, fotodokumentáciou a podobne. Ďalej si treba dať pozor na to, ak je dodávateľ platiteľom DPH. Vtedy musí na faktúre okrem dátumu vystavenia dokladu uviesť aj takzvaný dátum dodania.

Produktový manažér služby iDoklad dodal, že živnostníci majú povinnosť uchovávať vystavené faktúry v závislosti od okolností až po dobu desiatich rokov, a to pre prípad daňovej kontroly. Ide o dlhú dobu, počas ktorej musí podnikateľ zálohovať účtovné dáta či myslieť na ich archiváciu. „Naproti tomu, fakturačné aplikácie využívajúce cloudové úložisko vám tento problém vyriešia – každú vašu faktúru zálohujú automaticky,“ uzavrel Kriváň.