Čo všetko musí obsahovať faktúra?

Či už ste platca DPH alebo nie, vystavovanie faktúr je pre vás určite bežnou záležitosťou. Poslúžiť vám k tomu môže vzor vytvorený v Excel tabuľke, no dnes už existuje množstvo softvérov, ktoré prostredníctvom šikovného nastavenia vytvoria faktúru obsahujúcu všetky zákonné náležitosti. Či sa už rozhodnete vytvoriť si faktúru samostatne v tabuľke, alebo využijete softvér, je dobré si skontrolovať, či vaša faktúra obsahuje všetky náležitosti, aby ste predišli komplikáciám. 

Faktúra ako účtovný doklad vyjadruje vzťah medzi dodávateľom a odberateľom, teda medzi podnikateľskými subjektmi. Z pohľadu zákona o DPH slúži najmä ako kontrola dane z pridanej hodnoty. Konkrétne slúži na kontrolu DPH, ktorú je povinný odviesť dodávateľ z dodania tovaru alebo služby a na druhej strane na kontrolu odpočtu dane, na ktorú má nárok príjemca tovaru alebo služby.

Ak je predmetom faktúry dodanie tovaru, prílohou faktúry je aj dodací list, ktorý potvrdzuje skutočné dodanie fakturovaných položiek. Ak je na faktúre uvedené, že je zároveň dodacím listom, príloha nie je potrebná.

V prípade fakturovania dodanej služby môže byť súčasťou faktúry aj tzv. výkaz alebo iný doklad v ktorom je bližšie rozpísaný rozsah dodaných služieb.

Náležitosti, ktoré musí obsahovať faktúra sú stanovené v 3 zákonoch:

• zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“),
• zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len „Obchodný zákonník“),
• zákon č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o DPH“).

Faktúra ako účtovný doklad podľa zákona o účtovníctve

Ak má byť faktúra platným účtovným dokladom, musí podľa §10 zákona o účtovníctve obsahovať tieto náležitosti:

• slovné a číselné označenie účtovného dokladu (napríklad: Faktúra č. 2019151),
• obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov (napríklad: „Fakturujeme vám výučbu jazykového kurzu za mesiac apríl 2018“ a uvedieme názov a identifikačné údaje ako dodávateľa, tak aj odberateľa),
• peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva (napríklad: 10 hodín anglického jazyka v jednotkovej cene 15 eur/hod., 10 hodín nemeckého jazyka v jednotkovej cene 10 eur/hod. Cena spolu: 250 eur),
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
• označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

Faktúra ako dokument podľa Obchodného zákonníka

Faktúra je z pohľadu Obchodného zákonníka považovaná za obchodný dokument a preto v nej musia byť uvedené nasledovné údaje:

• obchodné meno,
• sídlo alebo miesto podnikania,
• právna forma právnickej osoby,
• identifikačné číslo (ak je pridelené),
• označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal (ak je podnikateľ zapísaný v obchodnom registri alebo v inej evidencii podnikateľov),
• číslo zápisu do registra, v ktorom je podnikateľ zapísaný.

Faktúra ako daňový doklad z pohľadu zákona o DPH

Ak ste platcom DPH alebo ste registrovaný pre DPH, vaše faktúry musia obsahovať nasledovné údaje:

• meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jej identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu dodala,
• meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým mu bol dodaný tovar alebo pod ktorým mu bola dodaná služba,
• poradové číslo faktúry,
• dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
• dátum vyhotovenia faktúry,
• množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
• základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
• uplatnenú sadzbu dane alebo oslobodenie od dane; pri oslobodení od dane sa uvedie odkaz na ustanovenie tohto zákona alebo smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v platnom znení alebo slovná informácia "dodanie je oslobodené od dane",
• výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť, okrem výšky dane uplatnenej podľa osobitnej úpravy v § 66,
• slovnú informáciu "vyhotovenie faktúry odberateľom", ak odberateľ, ktorý je príjemcom tovaru alebo služby, vyhotovuje faktúru podľa § 72 ods. 6,
• slovnú informáciu "prenesenie daňovej povinnosti", ak osobou povinnou platiť daň je príjemca tovaru alebo služby,
• údaje o dodanom novom dopravnom prostriedku podľa § 11 ods. 12,
• slovnú informáciu "úprava zdaňovania prirážky - cestovné kancelárie", ak sa uplatní osobitná úprava podľa § 65,
• slovnú informáciu "úprava zdaňovania prirážky - použitý tovar", "úprava zdaňovania prirážky - umelecké diela" alebo "úprava zdaňovania prirážky - zberateľské predmety a starožitnosti", a to v závislosti od tovaru, pri ktorom sa uplatní osobitná úprava podľa § 66,
• meno a priezvisko alebo názov daňového zástupcu podľa § 69a alebo § 69aa, adresu jeho sídla alebo bydliska a jeho osobitné identifikačné číslo pre daň, ak zahraničná osoba je zastúpená daňovým zástupcom podľa § 69a alebo § 69aa.

Platnosť faktúry: vierohodnosť pôvodu, neporušenosť a čitateľnosť

Podľa zákona o DPH je platca dane, či už je to dodávateľ alebo odberateľ, povinný zabezpečiť aby bola faktúra dokumentom s vierohodným pôvodom, s neporušeným obsahom a aby bola čitateľná po celú dobu od jej vydania až po ukončenie doby uchovávania.

Vierohodný pôvod faktúry znamená, že bola vydaná dodávateľom, prípadne inou osobou v jeho mene.

Pod neporušenosťou obsahu rozumieme zachovanie obsahu faktúr bez dodatočných zásahov a zmien v tomto obsahu. Ak vystavujete faktúry elektronicky a z dôvodu archivácie zmeníte formát dokumentu, toto sa nepovažuje za zmenu obsahu.

Čitateľnosť faktúry musí byť zabezpečená počas celej doby jej uchovávania. Faktúra musí byť čitateľná okom, to znamená že pri tlačenej podobe musíte zabezpečiť aby text nevybledol vplyvom času, pri elektronickej faktúre musíte mať vždy zabezpečený vhodný prehliadač na prezeranie faktúr.

Zdroj fotografie: Pixabay.com