Workflow: riadenie a uľahčenie podnikových procesov

V pokročilejších informačných systémoch môžeme obvykle definovať Workflow procesy ako jednotlivé stupne a tzv. uzly (uzol je miesto, kde systém čaká na rozhodnutie typu „áno – nie“, v prípade schvaľovania napr. „schválené – neschválené“). Definíciu je možné previesť na jednotlivých užívateľov alebo na pozíciu užívateľov. Užívateľ tak potom môže stanoviť ľubovoľnú dĺžku Workflow procesov a ľubovoľný počet uzlov.

V systéme sú jasne definované zodpovednosti a opísané postupy. Tým je zabezpečená správna postupnosť požadovaných krokov. Úloha je systémom pridelená konkrétnemu užívateľovi informačného systému.

„Každý užívateľ má svoj zoznam úloh – Worklist, teda prehľad aktuálnych úloh na riešenie. To znamená, že si „rozklikne“ určitý zápis v systéme, napríklad faktúru. Po vecnej kontrole dotyčný užívateľ zaškrtne „schválené“. Tým sa proces posunie o jednu úroveň ďalej, až sa následne dostane do finálneho spracovania“, hovorí Mária Melegová, ktorá je metodik špecialista spoločnosti Asseco Solutions.

Čo všetko Workflow dokáže?

Využitím Workflow je možné riadiť tok rôznych dokumentov a nemusí ísť len o faktúry. WF môže napomáhať v riadení všetkých firemných dokumentov či procesov, ktoré by mali „prejsť rukami“ viacerých ľudí vo firme. Napríklad žiadanky, objednávky, prijatá pošta, zmluvy, ponuky, objednávky atď. Napomáha tiež riešiť ľubovoľné procesy schvaľovania, napr. schvaľovanie objednávok, dovoleniek, faktúr prijatých, schvaľovanie zápisu z porady a podobne. To všetko v niekoľkostupňovej hierarchii – podľa organizačnej štruktúry. „Workflow má tiež možnosť poskytnúť upozorňovania podľa ľubovoľných podmienok (faktúry po splatnosti, vypršanie garancie/záruky, termín školenia vodičov...). Upozorňovanie je možné nastaviť aj mimo systému, a to napr. cez SMS alebo e-mail spolu s odkazom priamo do informačného systému“, dodáva pani Melegová.

Workflow tak so sebou prináša:

• zmenu v podnikových procesoch
• najmä skrátenie časových nárokov
• rýchlejšie navrhovanie a implementácie schválených zmien v pracovných postupoch a uchovávanie starých verzií
• zachovanie pracovných procesov v systéme
• jednoduchšie a rýchlejšie zapracovanie nových pracovníkov
• možnosť zistiť aktuálny stav podniku ako aj históriu jednotlivých prípadov
• integráciu dokumentov a aplikácií
  

Aplikovaný Workflow podporený informačnými systémami jednoznačne prispieva k zefektívneniu činností v podniku, ako aj podporuje riadenie kvality. Vďaka nemu dochádza k zlepšeniu toku informácií, zvýšeniu efektivity procesov a zníženiu celkových nákladov.

Je však potrebné mať na pamäti, že Workflow ani informačné systémy nie sú „samospasiteľné“. Iba správne implementovaný systém zabezpečí očakávané prínosy. Zrýchlenie procesov, ich zjednodušenie a presné mapovanie priechodu dokumentov ušetrí čas a tým aj finančné náklady. Získa sa tak priestor a čas pre iné, dôležitejšie činnosti.

Článok bol vypracovaný v spolupráci s Asseco Solutions