Manažment pohľadávok a záväzkov uľahčí sledovať platobnú disciplínu firiem

Veľký fenomén súčasnej doby - trend zadlženia firiem - je čoraz výraznejší. Práca s pohľadávkami a záväzkami zahŕňa niekoľko oblastí:

Prehľad pohľadávok za spoločnosť

Východiskovým predpokladom pre prácu s pohľadávkami je detailná a prehľadná informovanosť o stave pohľadávok.  Tieto prehľady okrem samotného zoznamu pohľadávok umožňujú vytvorenie detailného žurnálu každej pohľadávky, ktorý sústreďuje všetky udalosti, aktivity a pohyby, ktoré sa s danou pohľadávkou udiali a archivuje prebiehajúcu komunikáciu s klientom. Firma má takto presnú informáciu o vývoji každej pohľadávky (okamžitý stav pohľadávky, uskutočnené čiastkové úhrady, vystavené upomienky, penalizačné faktúry, vytvorené opravné položky, ale aj prebiehajúcu komunikáciu s klientom – telefonáty, emaily, listy, urgencie, poznámky k pohľadávke apod.) Informovanosť o vývoji pohľadávky je podporená možnosťou mailovej notifikácie užívateľov.

Generovanie upomienok

Automatizované generovanie upomienok na základe presne nastavených pravidiel užívateľom významne uľahčuje prácu. Príkladom využitia manažmentu pohľadávok a záväzkov je možnosť nastavenia plánu automatizovaného generovania upomienok. Napr. generovanie 1. upomienky po nastavenej dobe omeškania, 2. upomienky v prípade pretrvávajúcej platobnej neschopnosti a napríklad následne automatické generovanie prehľadu pohľadávok pre posunutie na mimosúdne inkaso alebo mimosúdne vymáhanie. Upomienky môže užívateľ generovať tak automaticky (na základe užívateľsky definovaných pravidiel) ako aj manuálne. Podporované je aj definovanie výnimiek pri generovaní upomienok – napr. v prípade prebiehajúcej reklamácie.

Vzájomný zápočet

V prípade spolupráce, so spoločnosťou, s ktorou má dodávateľ vzájomné dodávateľsko-odberateľské vzťahy, teda tieto spoločnosti evidujú medzi sebou vzájomné pohľadávky aj záväzky, je možné vykonať tzv. vzájomný zápočet, kde sa záväzok vyrovná s pohľadávkou. Započítanie pohľadávok znamená právny akt, ktorým zanikajú vzájomné práva a povinnosti, čím sa rozumie zánik vzájomného záväzku.

Tvorba opravných položiek pre pohľadávky

Na pohľadávky neuhradené nad určitý počet dní, je možné tvoriť opravné položky. Tie sa tvoria len z otvorenej pohľadávky, zo sumy, ktorá nie je uhradená. Modul opäť podporuje automatizovanú možnosť tvorby opravných položiek, pričom tieto opravné položky dokáže automaticky znížiť v prípade došlej úhrady alebo v prípadne ich použitia.

Článok bol vypracovaný v spolupráci s Asseco Solutions, a.s.