Prepojte aplikácie s účtovným programom a automatizujte si podnikanie

API alebo aplikačné programové rozhranie je najbežnejším spôsobom, akým si firmy prepájajú programy a aplikácie, v ktorých pracujú. Vďaka API si totiž nástroje vymieňajú údaje medzi sebou len pomocou niekoľkých kliknutí alebo dokonca úplne automaticky. Napríklad objednávky z e-shopu automaticky prúdia do účtovného systému a v skladovom systéme sa automaticky vyskladňuje tovar z e-shopových objednávok. 

V prípade, že program podporuje API, môžete ho prepojiť s akýmkoľvek iným systémom, ktorý túto technológiu dokáže tiež využiť. Vývojári často navrhujú programy tak, aby bolo prepojenie dvoch systémov čo najjednoduchšie a používatelia si s tým poradili aj bez pomoci IT špecialistu. Niekedy vám stačí tzv. API kľúč, ktorý skopírujete z jedného programu do druhého. 

Ako prepojenie nástrojov uľahčuje každodenné podnikanie 

Ak napríklad firma alebo podnikateľ nemá svoje systémy prepojené, musí ručne prepisovať údaje z jedného programu do druhého, dávať pozor, aby boli údaje v oboch systémoch aktuálne, a stále medzi systémami prepínať. 

Po prepojení nástrojov sa údaje medzi nimi pravidelne synchronizujú. Medzi systémami sa automaticky prenášajú doklady, stavy, dokumenty alebo aj kontakty v adresári. Firma tak ušetrí až desiatky hodín mesačne, ktoré by podnikateľ alebo zamestnanci strávili prepisovaním údajov. Bez ručného prepisovania sa tiež výrazne zníži chybovosť. 

Automatizácia účtovníctva pomocou API vyzerá v praxi napríklad tak, že keď použijete fakturačnú aplikáciu v mobile a vytvoríte v nej faktúru, automaticky sa odošle do účtovného programu na zaúčtovanie. Stav dokladov v oboch systémoch je vždy aktuálny. 

Čím viac aplikácií prepojíte, tým viac času ušetríte 

Účtovný program pomocou API prepojíte napríklad s: 

• e-shopom, 
• skladovým systémom, 
• fakturačnou aplikáciou, 
• CRM 
• alebo ďalším účtovným systémom, ktorý používa vaša účtovníčka. 

Po prepojení fungujú procesy napríklad tak, že: 

• z fakturačnej aplikácie posielate faktúry na zaúčtovanie do účtovného programu, 
• v skladovom systéme a účtovnom programe sú vždy synchronizované aktuálne stavy tovaru, 
• klienti, ktorých vytvoríte v CRM, sa automaticky prenesú do adresára v účtovnom systéme, 
• účtovný program pošle faktúry do rozhrania e-shopu, kde si ich môžu zákazníci stiahnuť. 

Príklad z praxe: Prepojenie účtovného programu Money S3 s fakturačnou appkou iDoklad 

Money S3 je obľúbený účtovný program a program na správu skladu, ktorý obsahuje modul API na prepojenie s ďalšími aplikáciami. Keď ho prepojíte napríklad s fakturačnou aplikáciou iDoklad, môžete úplne automatizovať prenos údajov a dokladov medzi oboma nástrojmi. 

Z fakturačnej aplikácie sa faktúry hneď po vytvorení posielajú na zaúčtovanie do účtovného programu Money S3. Ak navyše v iDoklade evidujete stav skladu alebo cenník, vďaka API ho v oboch nástrojoch synchronizujete. 

Uistite sa teda, či nástroje, s ktorými pracujete, podporujú API a využite možnosť ich prepojenia. Môže vám to ušetriť až desiatky hodín práce mesačne.