Používate elektronické faktúry? Čo všetko by mali spĺňať?

Vyhnite sa zbytočnému trápeniu

V prvom rade je vhodné pripomenúť, že vystavovanie faktúr už nemusí byť len o manuálnom doplňovaní údajov v Exceli alebo Worde. Namiesto trápenia sa s rozložením informácií v rámci dokumentu môžete používať aplikácie špeciálne vyvinuté na tento účel.

Faktúry tak budú pôsobiť profesionálne z hľadiska designu a vám stačí doplniť potrebné údaje do jednoduchého formulára, pokojne aj v mobile. Okrem toho vývojári najpoužívanejších aplikácií sledujú aj zmeny v legislatíve a priebežne dopĺňajú potrebné funkcie.

Náležitosti elektronickej faktúry

Na to, aby elektronická faktúra bola platná, musí spĺňať zákonom stanovené náležitosti. Situácia sa však trochu komplikuje tým, že faktúry sú upravované v dvoch zákonoch: zákone o DPH a zákone o účtovníctve. Tu je prehľad náležitostí elektronickej faktúry z oboch pohľadov.

Zákon o DPH

Podľa zákona o DPH je faktúrou každý doklad alebo oznámenie vyhotovené podľa ustanovení tohto zákona. Nezáleží pritom na tom, či ide o listinnú, alebo elektronickú formu, pretože elektronické dokumenty nie sú obmedzené na konkrétne formáty. Ak doklad alebo oznámenie mení pôvodnú faktúru a jednoznačne sa na ňu vzťahuje, tiež sa považuje za faktúru.

Náležitosti elektronickej faktúry uvedené v zákone DPH sú:

• meno a priezvisko alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, jej identifikačné číslo pre daň,
• meno a priezvisko alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, jeho identifikačné číslo pre daň,
• poradové číslo faktúry,
• dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
• dátum vyhotovenia faktúry,
• množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
• základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
• uplatnenú sadzbu dane alebo oslobodenie od dane; pri oslobodení od dane sa uvedie odkaz na ustanovenie tohto zákona alebo slovná informácia „dodanie je oslobodené od dane“,
• výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť, okrem výšky dane uplatnenej podľa osobitnej úpravy,
• údaje o dodanom novom dopravnom prostriedku,
• meno a priezvisko alebo názov daňového zástupcu, adresu jeho sídla alebo bydliska a jeho osobitné identifikačné číslo pre daň, ak zahraničná osoba je zastúpená daňovým zástupcom.

V prípade uplatnení osobitnej úpravy sa podľa potreby do faktúry pridáva aj slovná informácia:

• „vyhotovenie faktúry odberateľom“,
• „prenesenie daňovej povinnosti“,
• „úprava zdaňovania prirážky – cestovné kancelárie“,
• „úprava zdaňovania prirážky – použitý tovar“,
• „úprava zdaňovania prirážky – umelecké diela“,
• „úprava zdaňovania prirážky – zberateľské predmety a starožitnosti“.

Zákon o účtovníctve

V zákone o účtovníctve sa za faktúru považuje účtovný doklad, ktorý musí určovať obsah jednotlivých účtovných prípadov a spĺňa tieto vlastnosti:

• vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu,
• neporušenosť obsahu,
• čitateľnosť účtovného záznamu.

6 hlavných náležitostí faktúry z hľadiska zákona o účtovníctve znie nasledovne:

• slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
• obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
• peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené podľa § 32 ods. 3 písm. b) alebo písm. c).

V porovnaní so zákonom o DPH je špecifický najmä posledný bod, ktorého sa týkajú aj zmeny platné od 1. 1. 2022. Aby boli účastníci účtovného prípadu identifikovateľní, elektronická faktúra musí obsahovať jedinečný podpisový záznam. V listinnej forme nebolo nad čím rozmýšľať, faktúru ste jednoducho podpísali perom.

S digitalizáciou faktúr však prišla motivácia k prehodnoteniu definície podpisového záznamu. Po novom tak na účel podpisu elektronickej faktúry môžete použiť:

• sken vlastnoručného podpisu,
• kvalifikovaný elektronický podpis,
• iný podpisový záznam ekvivalentný vlastnoručnému podpisu v elektronickej forme.

Pri podpisovaní faktúr už taktiež nebude potrebný podpis osoby zodpovednej za zaúčtovanie faktúry. Odpadáva aj povinnosť označenia účtov, na ktorých sa daný účtovný prípad zaúčtuje.

Redakcia

Internetový denník Peniaze.sk momentálne patrí medzi najnavštevovanejšie ekonomické weby. Svojim užívateľom ponúka články z rôznych oblastí osobných financií, praktické rady, komentáre, užitočné kalkulačky, politické témy,... Ďalšie články autora.

Účet s bonusom až do 60 €

Založte si Účet pre zelenší svet online – kvôli prírode aj pre seba! Na 12 mesiacov zadarmo a s podporou enviroprojektov.

Chcem bonus